2024年4月に施行された「働き方改革関連法」により、建設業従事者の労働時間に上限規制が設けられました。当該規制は罰則付きのため、これまで以上に長時間労働を避け、規制を遵守しながらの労働を徹底する必要があります。この規制により、建設業における労働時間は大きく改善されました。
一方で、NSSスマートコンサルティング株式会社による「『建設業界の働き方改革』に関する実態調査」では、働き方改革による不満や課題が明らかになっています。では、人手不足な中で工期と労働時間を厳守しつつ、仕事量や負担を軽減するにはどうしたら良いのでしょうか。
この記事では、現場作業のイメージが先立つ建設業界において、実は必要不可欠な業務である「議事録作成」に注目します。
建設業の仕事は現場だけではないのです。意外と時間や手間がかかる議事録作成業務をどのように効率化し、仕事量の削減や人員配置の改善に取り組めるでしょうか。
議事録作成の効率化に最適なツールとして、企業向けAIプラットフォーム「GIDR.ai（ガイダーエーアイ）」の機能も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
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長時間労働や残業を避けるために試行錯誤している
現場作業以外で業務を効率化し、労働時間を減らしたい
建設業界で必須の議事録作成
建設業界は、施主や関連会社との会議・打ち合わせが頻繁におこなわれるので、各会議に関する議事録は欠かせません。
以下は建設業界における代表的な会議の例です。
- 工程会議
- 安全衛生会議
- 経営会議
とりわけ工程会議は定期的に実施されるもので、プロジェクトの進捗状況や課題、対策などを関係者間で共有する重要な会議です。週に1回おこなう企業もあれば、月に1回で数時間かけておこなうという企業もあります。
建設物の品質の維持・管理や、施主の要望を満たすという点から、すべての議事録には高い正確性が求められます。また、後の工程で活用する資料となるケースもあるので、可能な限り丁寧かつ仔細に議事録を作成しなければいけません。
議事録作成に時間がかかる
とはいえ、議事録は会議中のメモや録音データから作成するので、文字起こしや要点のピックアップ・まとめには手間や時間がかかります。約1時間かかった会議の音声データを文字起こしして、要点をまとめる場合をイメージしてください。
一般的に、1時間の音源の文字起こしには3〜4倍程度の時間がかかるとされ、音源に不明瞭な音声が含まれる際は、7〜10倍の時間がかかると言われています。
「日中におこなった会議の議事録を、残業あるいは日をまたいで作成しなければいけない」というケースが珍しくない中、毎回の議事録作成に3〜10時間をかけているとすれば、仕事量の削減や業務の分担および人員配置の見直しなどはより難しくなるでしょう。
議事録の品質がばらつく
また、かけた手間や時間に関係なく、作成者によって議事録そのものの品質が左右されるというリスクもあります。建設業界での議事録作成は必要不可欠な業務である反面、限りある労働時間や人手の振り分けを難しくさせる業務と言えるのです。
とはいえ、最近のデジタルツール活用によって効率化を図りやすい業務でもあります。議事録作成業務の効率化に成功した中には、従来の作成時間の半分程度に削減できたという例があるほどです。
効率化のために大がかりなシステム導入や変更へ着手すると、既存の業務プロセスやシステムの調整・変更といった新たな課題が発生するリスクが懸念されます。しかし、議事録作成の分野から効率化に取り組むなら、業務に関する大きな変更や、デジタルツール導入による負担を最小限に抑えることが可能です。
では、議事録作成の効率化に向けてどのようなデジタルツールを活用すればよいのでしょうか。
議事録作成を効率化する「GIDR.ai（ガイダーエーアイ）」
ここからは、議事録作成の効率化に貢献できる企業向けAIプラットフォーム「GIDR.ai（ガイダーエーアイ）」について紹介します。
GIDR.aiは、導入企業が自在にカスタマイズし、自社にとって使い勝手が良く、実用的なシステムを作れるという特徴をもちます。
そのため、議事録作成業務でのAI活用はもちろん、紙やPDF、動画などで作成している図面やマニュアルなどの管理にAIを組み込むことが可能です。もちろん自社にピッタリのAI運用ができるようなサポートサービスもあります。
では、GIDR.aiで具体的にどんなことができるでしょうか。議事録作成に役立つ機能の例を紹介します。
- 音声データの要約と保存
- 音声をテキスト化（文字起こし）
- テキストファイルを好みのフォーマット・条件で要約
- 誤字脱字チェック
中でも建設業界にとって大きな強みとなる3つの機能について解説しましょう。
【文字起こし】
会議の録音データなどから自動で文字起こしをする機能です。ただ音声を文字化するだけでなく、特定の単語やフレーズのリストを選択的に追加することが可能です。
そのため、建設業特有の専門用語や、人による特徴的な発音などを含みながら、高い精度で文字起こしをしていけます。
【誤字脱字チェック】
正確な議事録作成には、内容のみならず誤字脱字のチェックも含まれます。最終段階でおこなう誤字脱字チェックは、意外と時間のかかる作業です。その上、作成から確認までのすべてを一人で担っている場合、誤字や脱字、文章の違和感に気がつかないことが珍しくありません。
GIDR.aiなら、作成した議事録の誤字脱字を確認し、より適切な表現への修正を提案してくれます。
【Microsoftオフィス文書に対応】
GIDR.aiは、ユーザーからのリクエストにお応えし、WordやPowerPoint、ExcelといったMicrosoftオフィス文書に対応できるようになりました。そのため、建設業界での使用率が高いMicrosoftオフィス文書の形式をそのまま活用できます。
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▼GIDR.aiのユースケース動画▼
最後に
議事録の作成は時間と労力のかかる作業ではあるものの、プロジェクトを正確かつ円滑に進めていくために欠かせない業務です。議事録作成業務でGIDR.aiを活用するなら、業務やプロセスの変更・調整といった負担を最低限に抑えつつ、身近なところから効率化を図っていけます。
議事録作成にどのアプリやシステムを使用しているか、議事録作成をどれほど効率化できたら良いかなど、まずは皆様のお悩み・ご希望をお聞かせください！
▼GIDR.aiの多彩な使い方については、動画でもご確認いただけます▼
